書類の期限

町田の相続,遺言,成年後見,会社設立の専門家,司法書士の佐伯知哉です。

司法書士の仕事を含めて、役所や金融機関に対して書類を提出する際に一定の期限がある書類があります。

期限は大抵、3ヶ月というものが多いのですが、どういった書類に期限があったり無かったりするのでしょうか。

司法書士の登記の分野でまとめてみます。

不動産登記(売買・贈与など)

印鑑証明書や住民票の添付が必要になるのですが、住民票には期限がありません。

3ヶ月を過ぎていても大丈夫です。

但し、印鑑証明書は登記申請日において発行より3ヶ月以内のものでないとダメです。

相続登記

相続による不動産の名義変更の手続きですが、戸籍謄本や除籍謄本、住民票や印鑑証明書など結構なボリュームの書類の提出を求められます。

亡くなった人(被相続人)にどれだけの相続人がいるのかとか、添付している遺産分割協議書に押印している印鑑が実印かどうかなどを確認するためです。

まず、不動産登記と同様に印鑑証明書に期限はあるのでしょうか。

答えは、『ない』です。

また、その他戸籍関係、住民票にも期限はありません。

相続の手続きは長期に渡ることも多いですし、遺産分割協議も短期間ですんなり終わるとは限らないので期限はないのだと考えられます。

商業登記(会社設立・役員変更など)

商業登記の場合は、設立や役員変更の際に印鑑証明書の添付を求められることがあります。

ちょっとややこしいのですが、登記申請の添付書類となる印鑑証明書には期限がありません。

但し、代表取締役が会社の実印を届け出る『印鑑届書』という書類に添付する印鑑証明書には、他の手続きよろしく3ヶ月の期限があります。

通常は設立登記や代表取締役の変更登記の際には、印鑑証明書を登記申請用と印鑑届書用に2通用意する必要はなく、印鑑届書に関しては登記申請のものを援用する形を取ります。

なので、登記申請の際には印鑑証明書の期限は関係ありませんから、チェックしないでいると印鑑届書の方で3ヶ月の期限に引っかかってしまうことがあるので注意が必要です。

通常の取締役(平取締役)の就任の場合に添付する印鑑証明書は、印鑑届書が関係ありませんので期限は気にしなくて良いです。

 

また、最近の役員変更の備忘録として、外国人が新代表取締役になるケースがありました。

日本以外で印鑑証明書がある国として韓国や台湾があるんですが、印鑑証明書の無い国の人の場合は印鑑証明書の代わりにサイン証明書を添付します。

サイン証明書の詳細については今回は割愛しますが、ようは印鑑証明が印鑑が実印であることを証明するもののサインバージョンです。

サイン証明書の場合は印鑑届書に添付する場合でも期限はないのですが、外国で発行された印鑑証明書の場合は期限が日本のものと同じく3ヶ月ということでした。

今回は台湾の方が代表取締役に就任する案件でしたので、以前にもコラムで書きましたが、非常に煩雑な認証手続きがあって、発行日から3ヶ月以内に手続きが終わるか心配な面もありました。

 

基本的に印鑑証明書が問題になることが多いです。

また、手続きによっては期限を気にしなくてよいもの、期限のあるものがありますのでご注意下さい。

 

 

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